AI maakt zichtbaar wat nooit echt heeft gewerkt in organisaties

Er hangt een bijna magische verwachting rondom kunstmatige intelligentie. Alsof de technologie straks geruisloos onze organisaties binnenwandelt, een paar processen automatiseert, de werkdruk verlaagt en ondertussen ook nog nieuwe kansen creëert. Het is een aantrekkelijk beeld. Maar wie AI werkelijk invoert, ontdekt al snel dat de grootste verandering niet plaatsvindt in de technologie, maar in de organisatie zelf.

AI doet namelijk iets wat organisaties zelden gewend zijn. Ze stelt vragen zonder ze uit te spreken. Ze legt verbanden waar mensen al jaren omheen bewegen. Ze maakt zichtbaar waar processen niet kloppen, verantwoordelijkheden diffuus zijn, besluitvorming stroperig verloopt en kennis vooral in de hoofden van medewerkers zit. En dat gebeurt omdat AI alleen kan werken met wat er al bestaat. De status quo van je organisatie is dus cruciaal voor je begint met het invoeren van AI in je werkprocessen. De invoering van AI raakt veel meer lagen van een organisatie dan vaak wordt gedacht.

AI is geen IT-project

Veel organisaties starten hun AI-reis vanuit de technologische kant. Er wordt gekeken naar software, beveiliging, privacy, applicaties en gebruiksmogelijkheden. Dat zijn belangrijke onderwerpen, maar ze vormen slechts een klein deel van het verhaal.

AI raakt de manier waarop mensen samenwerken. Ze verandert rollen, verantwoordelijkheden en besluitvorming. Ze beïnvloedt communicatie, leiderschap, cultuur en zelfs de manier waarop kennis wordt gedeeld. Daarmee wordt AI geen technisch project, maar een organisatievraagstuk.

De organisatiekundige Margaret Wheatley beschrijft organisaties als levende systemen die voortdurend ontstaan in de relaties tussen mensen. Wanneer je vanuit dat perspectief kijkt, wordt duidelijk waarom AI zoveel beweging veroorzaakt. Ze komt niet binnen in een verzameling processen, maar in een levend netwerk van gewoonten, overtuigingen, informele afspraken en onderlinge afhankelijkheden. Dat is een interessant gegeven.

AI haalt de pleisters van het systeem

Iedere organisatie weet wel eens te improviseren. Dat zie je doordat medewerkers precies weten welke collega ze moeten bellen omdat het officiële proces niet werkt. Excelbestanden bestaan naast het officiële systeem dat gebruikt moet worden. Besluiten die eigenlijk nergens zijn vastgelegd, beheersen de cultuur of afdelingen gebruiken verschillende definities voor dezelfde informatie. Het zorgt ervoor dat leidinggevenden voortdurend uitzonderingen moeten maken om het geheel draaiende te houden. Deze onzichtbare oplossingen zijn vaak het cement geworden waarmee organisaties zichzelf overeind houden.

We vullen gaten op, lossen misverstanden op en corrigeren onduidelijkheden zonder dat iemand zich daar nog bewust van is. AI doet dat niet.

Mensen zijn ongelooflijk goed in het opvangen van systeemfouten. We vullen gaten op, lossen misverstanden op en corrigeren onduidelijkheden zonder dat iemand zich daar nog bewust van is.

AI doet dat niet. Wanneer AI informatie moet verwerken, blijkt ineens dat gegevens niet compleet zijn. Dat definities verschillen of dat verantwoordelijkheden niet helder zijn. Het wordt lastig wanneer processen uitzonderingen op uitzonderingen bevatten.

Wat jarenlang verborgen bleef achter menselijke flexibiliteit, wordt ineens zichtbaar. Ik denk dan ook dat een waarschuwing zeker op z’n plaats is in dit geval. Het kan confronterend zijn als je AI in gaat zetten. Alles komt boven water wat al die tijd niet heeft gefunctioneerd.

Versnellen wat er al is

Er wordt vaak gezegd dat AI organisaties efficiënter maakt. Dat klopt, maar dat is slechts voor een deel waar. AI versnelt namelijk niet alleen goede processen maar ook onduidelijkheid, versnippering en ruis. Een organisatie waarin mensen elkaar vertrouwen, kennis delen en duidelijke keuzes maken, zal AI ervaren als een krachtige versneller. Een organisatie waarin afdelingen langs elkaar heen werken, besluitvorming onduidelijk is en verantwoordelijkheden diffuus zijn, zal merken dat dezelfde technologie juist meer verwarring veroorzaakt.

Dat vraagt om een andere manier van kijken. De vraag is niet alleen welke AI-toepassing het beste past. De belangrijkere vraag is: hoe coherent is onze organisatie eigenlijk?

Voorbereiding begint niet met software

Steeds meer organisaties investeren in AI-trainingen. Medewerkers leren prompten, experimenteren met toepassingen en ontdekken nieuwe mogelijkheden. Dat is waardevol, maar het is niet voldoende. Een goede voorbereiding begint veel eerder.

Een verandering op één plek heeft altijd gevolgen voor het geheel. AI bevestigt die gedachte misschien wel sterker dan welke organisatieontwikkeling van de afgelopen jaren ook.

Stel jezelf eerst een aantal vragen zoals:

• Hoe worden besluiten genomen?

• Waar zit eigenaarschap?

• Welke kennis is expliciet beschikbaar en welke leeft alleen in de ervaring van mensen?

• Hoe veilig voelen medewerkers zich om vragen te stellen of fouten te maken?

• Waar ontstaan steeds dezelfde knelpunten?

• Welke aannames zijn zo vanzelfsprekend geworden dat niemand ze nog onderzoekt?

De Amerikaanse organisatiekundige Peter Senge beschreef organisaties al decennia geleden als systemen waarin alles met elkaar samenhangt. Een verandering op één plek heeft altijd gevolgen voor het geheel. AI bevestigt die gedachte misschien wel sterker dan welke organisatieontwikkeling van de afgelopen jaren ook.

Coherentie als fundament

In mijn werk gebruik ik daarvoor de Human Coherence Codes™. Het is hét framework dat laat zien waar organisaties wel of niet coherent zijn. Het is een manier om zichtbaar te maken hoe een organisatie functioneert, welke patronen samenwerking ondersteunen. Het ziet ook waar energie verloren gaat, welke kwaliteiten aanwezig zijn en waar spanning ontstaat.

Wanneer AI een organisatie binnenkomt, gaat het uiteindelijk niet alleen over intelligentie, maar over samenhang. Het gaat ook over vertrouwen en duidelijkheid. En misschien nog wel meer over ons vermogen om met elkaar betekenis te geven aan verandering. Een organisatie die intern coherent is, hoeft AI niet voortdurend te controleren. Ze kan haar bewust inzetten vanuit een gedeeld begrip van wat belangrijk is. Een organisatie waarin die samenhang ontbreekt, zal merken dat iedere nieuwe toepassing opnieuw dezelfde onderliggende patronen zichtbaar maakt.

In die zin is AI misschien wel de eerlijkste organisatieadviseur die ooit is ontwikkeld. Ze maakt eenvoudig zichtbaar waar het systeem zichzelf onderweg is kwijtgeraakt.

Leiderschap verandert mee

Dat vraagt ook iets van leiders. Waar leiderschap jarenlang draaide om richting geven, controleren en besluiten nemen, verschuift de aandacht steeds meer naar het creëren van condities waarin mensen én technologie elkaar versterken. Hoe nieuwsgierig ben je en kun je luisteren voordat er gestuurd wordt? Kan je zien wat er eerst nodig is en hoe je vertrouwen geeft?

Otto Scharmer noemt dit leiden vanuit aanwezigheid. Niet steeds sneller reageren op veranderingen, maar leren waarnemen wat zich werkelijk aandient. Juist in een tijd waarin AI razendsnel informatie verwerkt, wordt dat misschien wel de meest menselijke kwaliteit die een leider kan ontwikkelen.

De echte implementatie begint vóór de implementatie

Misschien is dat wel de grootste misvatting rondom AI. We denken dat implementatie begint op het moment dat de software wordt geïnstalleerd. In werkelijkheid begint zij veel eerder. Op het moment dat een organisatie bereid is eerlijk te kijken naar zichzelf, de processen, de cultuur en samenwerking. Maar ook naar de kwaliteit van de relaties en patronen die al jarenlang vanzelfsprekend leken.

Wil jij ook dat jouw organisatie meer samenhang krijgt voordat je met AI grote stappen zet?

Op 2 en 3 juli organiseer ik een gratis webinar waarin ik dieper inga op deze ontwikkeling. We onderzoeken waarom AI veel meer is dan een technologische innovatie, welke impact zij heeft op organisaties en leiderschap, en hoe je je organisatie kunt voorbereiden op een toekomst waarin mens en AI elkaar versterken. Als dit artikel iets bij je heeft geraakt, ben je van harte welkom om aan te sluiten.